Die Frage kommt immer im selben Moment. Sie haben verstanden, dass die elektronische Rechnungsstellung Pflicht wird, Sie haben drei Artikel über Factur-X gelesen, und Sie möchten schlicht wissen, was Sie das kosten wird.

Niemand antwortet klar. Anbieter schreiben “Angebot anfordern”. Vergleichsportale nennen Spannen von 0 bis 200 € pro Monat, ohne zu erklären, was darin enthalten ist. Hier die ehrliche Antwort, Posten für Posten.

Es sind zwei Ausgaben, nicht eine

Diesen Punkt lassen fast alle Artikel weg, und er erklärt die meisten unangenehmen Überraschungen.

Die konforme Datei erzeugen. Ihre Rechnungsdaten in eine Datei überführen, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht: eine Factur-X-PDF für Deutschland und Frankreich, eine XML-Datei im UBL-Format für Belgien und die Niederlande.

Diese Datei übermitteln. Sie auf dem Weg zu Ihrem Kunden bringen, den dessen Land vorschreibt.

Und hier liegt ein deutscher Vorteil, den man selten liest: in Deutschland ist keine Zwischenplattform vorgeschrieben. Eine einfache E-Mail genügt. Anders als in Frankreich, wo die Übermittlung zwingend über eine zugelassene Plattform läuft, oder in Belgien, wo das Peppol-Netz genutzt wird, kostet Sie die Übermittlung in Deutschland nichts.

Für Sie bedeutet das: die zweite Ausgabe entfällt, solange Sie deutsche Kunden fakturieren. Bleibt nur die erste.

Sind Ihnen Begriffe wie PDP, PPF oder UBL fremd, erklärt sie unser Glossar zur elektronischen Rechnungsstellung ohne Fachjargon.

Die drei Wege

Das Modul Ihrer Buchhaltungssoftware

Nutzen Sie bereits eine Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware, bietet diese vermutlich eine Option für elektronische Rechnungen an, meist als Aufpreis zu Ihrem bestehenden Abonnement.

Der Vorteil liegt auf der Hand: nichts Neues zu lernen, Ihre Daten liegen bereits dort.

Der Punkt, auf den Sie achten sollten, ist weniger offensichtlich. Dieser Aufpreis wird in der Regel monatlich berechnet, unabhängig davon, wie viele Rechnungen Sie tatsächlich stellen. Wenn Sie drei Kunden im Quartal fakturieren, zahlen Sie zwölf Monate für zwölf Rechnungen. Prüfen Sie außerdem, ob das Modul die Länder Ihrer Kunden abdeckt: viele deutsche Lösungen erzeugen ZUGFeRD, ohne belgisches oder niederländisches UBL zu beherrschen.

Die zugelassene Plattform

Diese Ausgabe betrifft Sie nur, wenn Sie französische Kunden fakturieren. In Frankreich muss die Übermittlung ab dem 1. September 2026 über eine zugelassene Plattform laufen. Für Ihre deutschen Kunden brauchen Sie nichts dergleichen.

Solche Plattformen berechnen meist ein Monatsabonnement, teils mit einem inkludierten Rechnungsvolumen. Die Preise unterscheiden sich stark und ändern sich regelmäßig — fragen Sie direkt beim jeweiligen Anbieter nach, statt sich auf ein Vergleichsportal zu verlassen.

Der Generator pro Rechnung

Der dritte Weg, weniger bekannt: die konforme Datei bei Bedarf erzeugen, ohne Abonnement, und sie anschließend selbst versenden — in Deutschland per E-Mail.

Das ergibt in zwei Situationen Sinn. Sie fakturieren selten — einige Rechnungen im Monat — und ein Monatsabonnement wäre überwiegend Leerlauf. Oder Sie fakturieren gelegentlich ins Ausland und benötigen ein Format, das Ihr gewohntes Werkzeug nicht erzeugt.

Genau das leistet Factilix: Sie geben die Daten ein, Sie erhalten eine geprüfte Factur-X- oder UBL-Datei, Sie zahlen diese eine Rechnung und sonst nichts.

Was dabei herauskommt, je nach Menge

Die einzige Rechnung, die zählt, ist Ihre eigene. Nehmen wir drei Profile.

Sie stellen 3 Rechnungen im Monat. Ein Abonnement für 40 € monatlich kommt auf über 13 € je Rechnung. Ein Werkzeug pro Rechnung zu 3,90 € kostet Sie 11,70 € im Monat. Die Differenz übersteigt im Jahr 300 €, und Sie zahlen nur in den Monaten, in denen Sie tatsächlich fakturieren.

Sie stellen 20 Rechnungen im Monat. Das Verhältnis kehrt sich um. Ein Monatsabonnement um 29 € entspricht 1,45 € je Rechnung gegenüber 3,90 € einzeln. Bei dieser Menge ist das Abonnement die klare Wahl.

Sie stellen 100 Rechnungen im Monat. Dann führen wir dieses Gespräch nicht mehr. Sie brauchen eine vollständige Plattform mit Statusverfolgung, Mahnwesen und Anbindung an Ihr System. Deren Kosten misst man an der gesparten Zeit, nicht am Stückpreis einer Datei.

Der Kipppunkt liegt bei etwa 8 bis 10 Rechnungen im Monat. Darunter ist der Einzelpreis günstiger, darüber das Abonnement.

Was Ihnen niemals berechnet werden sollte

Die Konformitätsprüfung. Festzustellen, ob eine Datei EN 16931 erfüllt, ist eine automatisierte technische Kontrolle von wenigen Sekunden. Kein Anbieter sollte Ihnen berechnen, dass er Ihnen sagt, ob Ihre Datei gültig ist.

Sie können eine vorhandene Datei kostenlos prüfen, ohne Konto. Laden Sie Ihre Factur-X-PDF oder XML-Datei hoch, der Bericht kommt sofort.

Einrichtungsgebühren. Bei einem Online-Werkzeug gibt es nichts zu installieren. Einrichtungsgebühren lassen sich für eine maßgeschneiderte Anbindung an Ihr IT-System rechtfertigen, niemals für den Zugang zu einer Webanwendung.

Ein Aufschlag je Land. EN 16931 ist eine europäische Norm. Eine Datei für einen belgischen statt einen deutschen Kunden zu erzeugen, kostet nicht mehr: dieselbe Norm, andere Syntax. Wer das “Belgien-Modul” extra berechnet, verkauft Ihnen eine technische Gegebenheit als Funktion.

Die Kosten, die niemand beziffert

Eine bleibt, auf keiner Rechnung sichtbar: die Zeit, die Sie mit Verstehen verbringen.

Elektronische Rechnungsstellung ist an sich nicht kompliziert, aber schlecht erklärt. Zwischen Abkürzungen, Fristen, die sich nach Unternehmensgröße und Kundenland unterscheiden, und Formaten mit drei Namen für dieselbe Sache verliert man leicht mehrere Stunden, bevor man weiß, was zu tun ist.

Zwei Texte, die Ihnen das ersparen: unsere Erklärung von Factur-X ohne Fachjargon und der Zeitplan der Pflichten in den vier Ländern.

Also, wie viel?

Fakturieren Sie regelmäßig und in Menge, rechnen Sie mit einem Monatsabonnement — und mit einer zugelassenen Plattform, falls Sie nach Frankreich fakturieren. Das ist der normale Weg und er ist gerechtfertigt.

Fakturieren Sie gelegentlich, brauchen Sie nichts davon. Sie brauchen eine konforme Datei, wenn Sie eine benötigen, und sonst nichts.

Genau dafür gibt es Factilix: 3,90 € je Rechnung ohne Konto, oder 29 € im Monat, sobald Sie zwanzig Rechnungen überschreiten. Die Preise sind öffentlich und auf unserer Preisseite vollständig aufgeführt — Sie müssen kein Angebot anfordern.