De vraag komt altijd op hetzelfde moment. U heeft begrepen dat elektronisch factureren verplicht wordt, u heeft drie artikelen over Factur-X gelezen, en u wilt simpelweg weten wat het u gaat kosten.

Niemand antwoordt duidelijk. Leveranciers tonen “vraag een offerte aan”. Vergelijkingssites noemen marges van 0 tot 200 € per maand zonder uit te leggen wat daarin zit. Hier is het eerlijke antwoord, post voor post.

Het zijn twee uitgaven, niet één

Dit punt laten bijna alle artikelen weg, en het verklaart de meeste onaangename verrassingen.

Het conforme bestand aanmaken. Uw factuurgegevens omzetten in een bestand dat voldoet aan de Europese norm EN 16931: een Factur-X-pdf voor Frankrijk en Duitsland, een XML-bestand in UBL-formaat voor België en Nederland.

Dat bestand verzenden. Het bij uw klant krijgen via het kanaal dat diens land voorschrijft.

Voor u als Nederlandse ondernemer is dit onderscheid bijzonder belangrijk, want er bestaat nog geen nationale B2B-verplichting in Nederland. Verzendt u naar de overheid, dan loopt dat via Peppol. Factureert u Belgische klanten, dan geldt daar wél een verplichting sinds 1 januari 2026. Factureert u naar Frankrijk, dan gaat de verzending vanaf 1 september 2026 via een erkend platform.

Met andere woorden: uw kosten hangen niet af van waar u zit, maar van waar uw klant zit.

Zijn termen als PDP, PPF of UBL u onbekend, dan legt onze verklarende woordenlijst over e-facturatie ze uit zonder jargon.

De drie routes

De module van uw boekhoudsoftware

Gebruikt u al boekhoud- of bedrijfssoftware, dan biedt die waarschijnlijk een optie voor e-facturatie aan, meestal als meerprijs op uw bestaande abonnement.

Het voordeel ligt voor de hand: niets nieuws te leren, uw gegevens staan er al.

Het aandachtspunt is minder zichtbaar. Die meerprijs wordt doorgaans maandelijks berekend, ongeacht hoeveel facturen u werkelijk verstuurt. Factureert u drie klanten per kwartaal, dan betaalt u twaalf maanden voor twaalf facturen. Controleer ook of de module de landen van uw klanten dekt: veel Nederlandse oplossingen beheersen UBL en Peppol prima, maar produceren geen Factur-X voor Franse of Duitse klanten.

Het erkende platform

Deze uitgave betreft u alleen als u Franse klanten factureert. In Frankrijk moet de verzending vanaf 1 september 2026 via een erkend platform verlopen. Voor uw Nederlandse en Belgische klanten volstaat het Peppol-netwerk.

Zulke platformen rekenen meestal een maandabonnement, soms met een inbegrepen factuurvolume. De tarieven verschillen sterk per aanbieder en veranderen regelmatig — informeer rechtstreeks bij elke aanbieder in plaats van op een vergelijkingssite te vertrouwen.

De generator per factuur

De derde route, minder bekend: het conforme bestand aanmaken wanneer u het nodig heeft, zonder abonnement, en het daarna zelf versturen via het kanaal dat u past.

Dat is zinvol in twee situaties. U factureert weinig — enkele facturen per maand — en een maandabonnement zou vooral leegte kopen. Of u factureert af en toe naar het buitenland en heeft een formaat nodig dat uw gebruikelijke hulpmiddel niet aanmaakt.

Dat is precies wat Factilix doet: u voert de gegevens in, u krijgt een gecontroleerd Factur-X- of UBL-bestand, u betaalt die ene factuur en verder niets.

Wat dat oplevert, naar volume

De enige berekening die telt is die van uw eigen situatie. Neem drie profielen.

U verstuurt 3 facturen per maand. Een abonnement van € 40 per maand komt neer op meer dan € 13 per factuur. Een hulpmiddel per factuur van € 3,90 kost u € 11,70 per maand. Het jaarverschil loopt op tot meer dan € 300, en u betaalt alleen in de maanden waarin u werkelijk factureert.

U verstuurt 20 facturen per maand. De verhouding draait om. Een maandabonnement rond € 29 komt neer op € 1,45 per factuur, tegenover € 3,90 per stuk. Bij dit volume is het abonnement duidelijk de juiste keuze.

U verstuurt 100 facturen per maand. Dan voert u dit gesprek niet meer. U heeft een volwaardig platform nodig, met statusopvolging, herinneringen en koppeling aan uw systeem. De kosten daarvan weegt u af tegen de tijd die het bespaart, niet tegen de stukprijs van een bestand.

Het omslagpunt ligt rond de 8 à 10 facturen per maand. Daaronder is per stuk voordeliger, daarboven het abonnement.

Wat u nooit in rekening gebracht zou mogen worden

De conformiteitscontrole. Vaststellen of een bestand aan EN 16931 voldoet, is een geautomatiseerde technische controle van enkele seconden. Geen enkele aanbieder zou u mogen laten betalen om u te vertellen of uw bestand geldig is.

U kunt trouwens een bestand dat u al heeft gratis controleren, zonder account. Upload uw Factur-X-pdf of XML-bestand en het rapport volgt direct.

Opstartkosten. Bij een online hulpmiddel valt er niets te installeren. Opstartkosten laten zich verdedigen voor een koppeling op maat met uw informatiesysteem, nooit voor toegang tot een webtoepassing.

Een toeslag per land. EN 16931 is een Europese norm. Een bestand aanmaken voor een Belgische in plaats van een Nederlandse klant kost niet meer: dezelfde norm, andere syntaxis. Wie de “module België” apart factureert, verkoopt u een technische randvoorwaarde alsof het een functie is.

De kosten die niemand becijfert

Er blijft er één over, onzichtbaar op elke factuur: de tijd die u besteedt aan het uitzoeken.

E-facturatie is op zich niet ingewikkeld, maar wordt slecht uitgelegd. Tussen de afkortingen, termijnen die verschillen naar bedrijfsgrootte en land van de klant, en formaten met drie namen voor hetzelfde, verliest u makkelijk enkele uren voordat u weet wat u werkelijk moet doen.

Twee teksten die u dat besparen: onze uitleg van Factur-X zonder jargon en het tijdschema van de verplichtingen in de vier landen.

Dus, hoeveel?

Factureert u regelmatig en in volume, reken dan op een maandabonnement, plus een erkend platform als u naar Frankrijk factureert. Dat is de normale route en die is gerechtvaardigd.

Factureert u af en toe, dan heeft u dat allemaal niet nodig. U heeft een conform bestand nodig, wanneer u het nodig heeft, en verder niets.

Dat is precies waar Factilix voor bedoeld is: € 3,90 per factuur zonder account, of € 29 per maand zodra u de twintig facturen voorbij bent. De prijzen zijn openbaar en volledig vermeld op onze prijzenpagina — u hoeft geen offerte aan te vragen.