Eine E-Mail von einem Lieferanten, im Anhang eine Datei mit der Endung .xml. Ein Doppelklick öffnet den Browser, der eine Wand aus spitzen Klammern anzeigt, oder es passiert überhaupt nichts. Irgendwo in diesem Wirrwarr steht ein Betrag, den Sie buchen müssen, und ein Fälligkeitsdatum, das bereits läuft.
Die Datei ist nicht defekt. Sie ist die Rechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft empfangen können. Nicht ausstellen, das kommt später. Empfangen. Und wer empfängt, muss lesen können, was er empfangen hat.
Warum die Datei so aussieht
Eine XRechnung ist für Maschinen geschrieben, nicht für Bildschirme. Sie enthält keine Schriftarten, kein Logo, keine Seitenränder, weil sie nichts davon braucht. Was sie enthält, sind rund hundert klar benannte Datenfelder, jedes an einer festgelegten Stelle, jedes mit einer festgelegten Bedeutung.
Das ist der ganze Sinn der Sache. Ein PDF muss von einem Menschen gelesen und abgetippt werden. Eine XRechnung wird von der Buchhaltungssoftware eingelesen, ohne dass jemand eine Zahl überträgt und sich dabei vertippt.
Der Preis dafür ist genau das, was Sie gerade auf dem Bildschirm sehen: ohne passendes Werkzeug ist die Datei für einen Menschen unlesbar.
Drei Dateien, die häufig verwechselt werden
Bevor Sie weitersuchen, klären Sie, was Sie überhaupt bekommen haben. Es gibt drei Fälle, und sie verhalten sich völlig unterschiedlich.
Eine reine XML-Datei. Endung .xml, öffnet sich nirgendwo vernünftig. Das ist der klassische Fall einer XRechnung.
Ein hybrides PDF. Es öffnet sich ganz normal und sieht aus wie eine gewöhnliche Rechnung. Im Inneren steckt jedoch zusätzlich eine XML-Datei, die Sie nicht sehen. Das ist ZUGFeRD oder Factur-X. Über das ZUGFeRD-Profil XRechnung kann auch eine XRechnung auf diesem Weg ankommen, eingebettet in ein PDF/A-3.
Ein einfaches PDF oder ein Scan. Sieht aus wie eine Rechnung, enthält aber keine strukturierten Daten. Seit 2025 gilt das im inländischen B2B nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern als sonstige Rechnung.
Den Unterschied zwischen diesen Formaten haben wir in unserem Glossar zu PDP, PPF, Factur-X und UBL ausführlicher aufgeschlüsselt.
Was beim Doppelklick tatsächlich passiert
Der Browser ist das erste Werkzeug, das jeder ausprobiert, und er ist nicht das schlechteste. Ziehen Sie die Datei einfach in ein leeres Browserfenster. Chrome und Firefox zeigen die Baumstruktur mit Einrückungen an, was schon deutlich besser lesbar ist als der Doppelklick im Explorer.
Ein Texteditor funktioniert ebenfalls. Rechtsklick, Öffnen mit, Editor. Sie sehen denselben Inhalt ohne Einrückung.
Öffnen Sie die Datei nicht mit Excel. Excel bietet an, das XML in eine Tabelle umzuwandeln, und tut das auf gut Glück. Wiederholte Positionen landen in falschen Spalten, führende Nullen verschwinden, Beträge werden zu Datumsangaben. Was Sie dann sehen, ist keine Rechnung mehr, sondern eine Fehlinterpretation davon.
Und in allen drei Fällen gilt: Sie sehen den Rohtext. Sie sehen nicht, ob die Rechnung gültig ist.
Was in der Datei steht
Eine XRechnung folgt der europäischen Norm EN 16931. Jedes Feld trägt eine Kennung, die mit BT für Business Term beginnt. Diese Kennungen sind in ganz Europa identisch, was das Lesen erheblich vereinfacht, sobald man die wichtigsten kennt.
| Kennung | Inhalt |
|---|---|
| BT-1 | Rechnungsnummer |
| BT-2 | Rechnungsdatum |
| BT-9 | Fälligkeitsdatum |
| BT-10 | Käuferreferenz, in Deutschland die Leitweg-ID |
| BT-27 | Name des Verkäufers |
| BT-44 | Name des Käufers |
| BT-112 | Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer |
| BT-115 | Fälliger Zahlbetrag |
Wenn Sie in der geöffneten Datei nach diesen Begriffen suchen, finden Sie den Betrag und das Datum in weniger als einer Minute. Der Rest ist Umgebung.
Ein Feld verdient besondere Aufmerksamkeit: die Leitweg-ID. Sie steht in BT-10 und adressiert die Rechnung an eine bestimmte Stelle innerhalb einer Behörde, ähnlich einer internen Postanschrift. Sie besteht aus einer Grobadressierung, optional einer Feinadressierung und einer zweistelligen Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Fehlt sie bei einer Rechnung an eine öffentliche Verwaltung, wird die Rechnung abgelehnt, ohne dass jemand sie inhaltlich gelesen hätte.
UBL oder CII: zwei Syntaxen, eine Norm
Hier stolpern die meisten. XRechnung existiert in zwei technischen Ausprägungen, und beide sind gleichermaßen gültig.
UBL verwendet sprechende Bezeichnungen wie <cbc:IssueDate>. CII verwendet die UN/CEFACT-Struktur mit Bezeichnungen wie <ram:IssueDateTime>. Zwei Sprachen für denselben Inhalt.
Das ist kein Qualitätsunterschied und keine Wahl, die Sie treffen müssen. Der Absender hat sie getroffen. Wichtig ist nur, dass Ihr Werkzeug beide lesen kann, denn Sie werden beide bekommen.
Erkennen lässt sich die Ausprägung an der ersten Zeile nach dem Dateikopf. Steht dort Invoice oder CrossIndustryInvoice, wissen Sie Bescheid.
Prüfen heißt mehr als öffnen
Öffnen zeigt Ihnen den Inhalt. Prüfen sagt Ihnen, ob dieser Inhalt zulässig ist. Das sind zwei verschiedene Vorgänge, und der zweite läuft in drei Stufen ab.
Zuerst die Strukturprüfung gegen das XSD-Schema. Sie beantwortet eine einzige Frage: Sind die Bausteine korrekt gebaut und in der richtigen Reihenfolge? Das UBL-Schema schreibt die Reihenfolge der Elemente strikt vor. Eine korrekt befüllte, aber falsch platzierte Angabe führt zur Ablehnung.
Dann die Regelprüfung gegen die Geschäftsregeln der Norm EN 16931, technisch Schematron genannt. Sie prüft Zusammenhänge: Ergibt die Summe der Positionen den Gesamtbetrag? Passt der Steuersatz zur angegebenen Steuerkategorie? Ist bei einer Steuerbefreiung ein Grund genannt?
Zuletzt die deutschen Zusatzregeln, die als BR-DE-Regeln bezeichnet werden. XRechnung ist eine Verschärfung der europäischen Norm, keine eigene Norm. Sie verlangt Dinge, die die EN 16931 offen lässt: Zahlungsbedingungen müssen vorhanden sein, der Verkäufer muss eine Kontaktstelle mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse angeben, und bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber muss die Käuferreferenz gefüllt sein.
Eine Datei kann also die europäische Norm erfüllen und trotzdem keine gültige XRechnung sein.
Auf factilix.com/de/check können Sie eine vorhandene Datei kostenlos durch diese Prüfungen schicken, ohne Konto. Legen Sie die XML-Datei ab und Sie erhalten das erkannte Profil und den vollständigen Befund. Das Werkzeug verarbeitet beide Syntaxen, UBL wie CII, ohne Einschränkung.
Die häufigsten Beanstandungen
Aus der Praxis wiederholen sich einige wenige Fälle immer wieder.
Fehlende Leitweg-ID bei einer Rechnung an eine Behörde. Der häufigste Grund für eine sofortige Ablehnung.
Rundungsdifferenz von einem Cent zwischen der Summe der Positionen und dem ausgewiesenen Gesamtbetrag. Entsteht fast immer, wenn pro Position gerundet wurde statt auf der Gesamtsumme.
Steuerbefreiung ohne Begründung. Wer null Prozent ausweist, muss den rechtlichen Grund angeben. Die Norm akzeptiert einen leeren Wert an dieser Stelle nicht.
Fehlende Kontaktangaben des Verkäufers. In der europäischen Norm optional, in XRechnung Pflicht. Ein klassischer Stolperstein für ausländische Absender, die eine korrekte EN-16931-Rechnung schicken, die als XRechnung dennoch durchfällt.
Was eine Prüfung nicht beantwortet
Eine bestandene Prüfung bedeutet, dass die Datei der Norm entspricht. Sie bedeutet nicht, dass der Betrag stimmt, dass die Leistung erbracht wurde oder dass Sie zahlen müssen. Ein Werkzeug prüft die Form, nicht den Sachverhalt.
Sie bedeutet auch nichts über den Transportweg. Ob eine Rechnung Sie über E-Mail, ein Portal oder ein Peppol-Netz erreicht, ist eine Frage der Übertragung und hat mit dem Dateiformat nichts zu tun. Diese Verwechslung ist so verbreitet, dass wir ihr einen eigenen Beitrag gewidmet haben: Peppol, Format oder Übertragung.
Aufbewahren müssen Sie ohnehin
Die empfangene Datei ist das Original. Nicht der Ausdruck, nicht die Sichtdarstellung, die Ihre Software daraus erzeugt, sondern die XML-Datei selbst. Sie unterliegt den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen und muss unverändert und maschinell auswertbar vorgehalten werden.
Praktisch heißt das: löschen Sie den Anhang nicht, nachdem Sie ihn gelesen haben. Wer nur den Ausdruck ablegt, hat das Original nicht aufbewahrt.
Kurz gefasst
Die Datei ist in Ordnung, Ihnen fehlte nur das Werkzeug. Der Browser zeigt Ihnen den Inhalt, die Kennungen BT-1, BT-2 und BT-112 führen Sie in einer Minute zu Rechnungsnummer, Datum und Betrag, und eine echte Prüfung sagt Ihnen, ob die Rechnung so überhaupt gültig ist.
Factilix prüft bestehende Dateien kostenlos und erstellt normkonforme Rechnungen für Deutschland, Frankreich, Belgien und die Niederlande. Für Rechnungen an deutsche Behörden erzeugt es XRechnung in der geforderten Form; für private Geschäftskunden bleibt ZUGFeRD das übliche Format. Wann welches Land welche Pflicht einführt, steht in unserem Zeitplan für vier Länder.
Beitrag vom 30. August 2026. Die genannten Regeln stammen aus der europäischen Norm EN 16931 und der XRechnung-Spezifikation der KoSIT. Kennungen und Regelnummern können sich mit neuen Versionen dieser Referenzwerke ändern.